A contabilidade moderna é digital. Hoje, muitas empresas recorrem a serviços de BPO contábil para otimizar suas operações financeiras.

Entretanto, ao terceirizar esse serviço, é fundamental que a empresa contratante esteja atenta à segurança dos dados e à conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa atenção previne riscos como multas, vazamentos e danos à reputação. A seguir, explicamos quais protocolos de segurança e práticas você deve exigir ao escolher um parceiro contábil.

 

Por que a segurança de dados é essencial ao contratar um BPO Contábil?

Primeiramente, a contabilidade envolve informações extremamente sensíveis, como dados financeiros, fiscais e pessoais dos colaboradores. Por isso, ao contratar um BPO, sua empresa precisa ter certeza de que esses dados estarão protegidos contra acessos indevidos ou ataques cibernéticos.

Além disso, a digitalização do setor contábil facilita o trabalho, mas também aumenta as portas de entrada para invasores. Portanto, seus dados podem ficar expostos se os protocolos de segurança forem frágeis ou inexistentes.

 

Protocolos de segurança cruciais para exigir no serviço de BPO

Ao avaliar um serviço contábil terceirizado, é necessário verificar se o fornecedor adota medidas robustas de proteção. Confira as principais:

 

Criptografia de dados

Antes de tudo, assegure que seu parceiro utilize criptografia para armazenar e transmitir informações. Desse modo, mesmo que alguém não autorizado tente interceptar os dados, eles estarão codificados e inutilizáveis.

 

Autenticação multifator (MFA)

Além das senhas tradicionais, a autenticação multifator exige uma confirmação extra para acessar sistemas sensíveis. Assim, o risco de invasão reduz bastante, já que invasores não conseguem acessar só com uma senha vazada.

 

Políticas de acesso restritivas

É fundamental que o prestador defina quem pode acessar cada informação. Portanto, controles rigorosos dos acessos e registros de atividades servem para evitar abusos internos e facilitar auditorias.

 

Backups regulares e seguros

Solicite confirmação de que seu parceiro realiza backups periódicos e armazenados na nuvem por meios seguros. Assim, em caso de incidentes, os dados podem ser recuperados rapidamente sem prejuízo dos negócios.

 

Monitoramento contínuo e firewalls

A proteção deve ser proativa. Por isso, empresas sérias investem em monitoramento constante das redes e sistemas, além do uso de firewalls para bloquear ameaças externas antes que causem danos.

 

LGPD: o que você deve exigir para estar em conformidade

A contratação deve assegurar que o BPO contábil está em total conformidade com a LGPD. A empresa precisa confirmar:

  1. Consentimento claro para coleta e uso dos dados pessoais;
  2. Documentação das políticas internas de proteção e tratamento dos dados;
  3. Nomeação de um encarregado de dados (DPO) responsável pelas práticas de segurança;
  4. Transparência na comunicação com os titulares dos dados.

Além disso, firmar contratos que detalhem responsabilidades e medidas de proteção ajuda a reduzir riscos jurídicos.

 

Riscos de ignorar a segurança e a LGPD na terceirização contábil

Caso você não confirme essas medidas, sua empresa estará exposta a multas que podem chegar a milhões, especialmente se ocorrer vazamento de dados sensíveis. Além disso, a imagem da organização pode ser severamente afetada, perdendo a confiança dos clientes, fornecedores e do mercado.

Por isso, exigir protocolos robustos não é apenas uma formalidade, mas uma decisão estratégica para preservar o seu negócio.

 

Como avaliar o parceiro de BPO confiável

Permita-se analisar criteriosamente o fornecedor antes da contratação:

  • Solicite comprovantes e certificações de segurança;
  • Verifique se há treinamentos constantes da equipe em segurança da informação;
  • Peça para entender como são gerenciados incidentes e respostas a ataques;
  • Consulte referências e avaliações de outros clientes para conferir a reputação.

Dessa forma, você garante que o serviço contratado ofereça a proteção e a conformidade que sua empresa precisa.

Portanto, ao contratar um serviço de BPO contábil, a prioridade deve ser a segurança da informação e a conformidade com a LGPD. Essa postura vai muito além de evitar multas — protege o patrimônio, a imagem e a confiança da sua empresa. Exigir protocolos rigorosos, como criptografia, autenticação multifator e políticas claras de acesso, é essencial para manter seus dados seguros em um ambiente cada vez mais digital e conectado.

Afinal, a proteção dos seus dados e a tranquilidade do seu negócio dependem disso.

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